Eine Rechnung ist erst dann eine Rechnung, wenn sie bestimmte Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz enthält. Welche Angaben zwingend dazugehören, was Kleinunternehmer anders machen müssen und was sich durch die E-Rechnungspflicht konkret ändert.
Welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss
Fehlt eine der gesetzlichen Pflichtangaben, gilt die Rechnung formal als unvollständig, und das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug beim Empfänger verweigern. Für Rechnungen über 250 Euro brutto schreibt § 14 UStG folgende Angaben zwingend vor:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie der jeweilige Umsatzsteuerbetrag
- Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, etwa Skonto, sofern zutreffend
Diese Liste wirkt auf den ersten Blick lang, lässt sich in der Praxis aber mit einer sauberen Vorlage zuverlässig abarbeiten. Entscheidend ist, dass wirklich jede einzelne Angabe vorhanden ist. Schon eine fehlende Leistungsbeschreibung reicht aus, damit eine Rechnung formal beanstandet werden kann.
Kleinbetragsrechnungen: vereinfachte Regeln bis 250 Euro
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten deutlich reduzierte Anforderungen. Eine Kleinbetragsrechnung braucht weder eine fortlaufende Rechnungsnummer noch die separate Angabe von Netto- und Steuerbetrag. Es genügen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag inklusive des anzuwendenden Steuersatzes.
Diese Erleichterung betrifft ausdrücklich nur die Rechnungsstellung, nicht die grundsätzliche Pflicht, Einnahmen korrekt zu verbuchen. Wer regelmäßig viele Kleinbetragsrechnungen ausstellt, etwa im Einzelhandel oder bei kleinen Dienstleistungen, sollte trotzdem eine durchgehende interne Nummerierung führen, allein schon zur eigenen Übersicht.
Rechnung als Kleinunternehmer schreiben
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Sämtliche übrigen Pflichtangaben bleiben davon unberührt und müssen weiterhin vollständig vorhanden sein.
Zusätzlich verlangt das Finanzamt einen ausdrücklichen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, etwa mit dem Satz: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Fehlt dieser Hinweis, kann die Rechnung als fehlerhaft gelten, selbst wenn inhaltlich alles andere korrekt ausgefüllt wurde. Der Hinweis schützt zugleich davor, dass der Rechnungsempfänger versehentlich eine Vorsteuer geltend macht, die ihm gar nicht zusteht.
E-Rechnungspflicht: Was sich ändert
Seit 2025 gilt im B2B-Bereich schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht mehr, auch wenn es inhaltlich alle Pflichtangaben enthält, weil es sich technisch nicht um ein strukturiertes Datenformat handelt.
Die Übergangsfristen sind gestaffelt: Größere Unternehmen mussten früher umstellen, kleinere Betriebe und viele Kleinunternehmer haben noch eine gewisse Zeit, um ihre Rechnungsstellung anzupassen. Wer schon jetzt auf ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnungs-Funktion umsteigt, erspart sich später einen hektischen Wechsel unter Zeitdruck. Für Rechnungen an Privatpersonen bleibt die klassische Papier- oder PDF-Rechnung weiterhin zulässig, die neue Pflicht betrifft ausschließlich den B2B-Bereich.
Häufige Fehler und ihre Folgen
Die häufigsten Fehler beim Rechnungsschreiben sind erstaunlich simpel und trotzdem folgenreich: eine fehlende oder doppelt vergebene Rechnungsnummer, ein ungenauer Leistungszeitraum oder eine Steuernummer, die nicht mit der beim Finanzamt hinterlegten übereinstimmt.
Für den Rechnungsempfänger kann eine fehlerhafte Rechnung bedeuten, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug streicht, was im Streitfall zu Nachzahlungen führt. Für den Rechnungssteller drohen bei systematischen Fehlern verschärfte Prüfungen durch das Finanzamt, insbesondere wenn Rechnungsnummern nicht lückenlos nachvollziehbar sind. Wer ein Rechnungsprogramm statt einer manuellen Word- oder Excel-Vorlage nutzt, reduziert dieses Risiko spürbar, weil viele Programme Pflichtfelder und fortlaufende Nummerierung automatisch erzwingen.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen
Rechnungen müssen in Deutschland grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Diese Frist gilt sowohl für ausgestellte als auch für empfangene Rechnungen und betrifft alle Unternehmer, unabhängig von der Rechtsform.
Digitale Rechnungen müssen dabei so archiviert werden, dass sie unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben, ein einfacher Ordner auf der Festplatte reicht rechtlich nicht zwangsläufig aus. Viele Buchhaltungsprogramme übernehmen diese GoBD-konforme Archivierung automatisch, was gerade bei einer Betriebsprüfung viel Aufwand erspart.
Rechnung korrigieren, wenn ein Fehler passiert ist
Wurde ein Fehler erst nach dem Versand entdeckt, lässt sich eine bereits ausgestellte Rechnung nicht einfach überschreiben. Stattdessen braucht es entweder eine Stornorechnung mit anschließender Neuausstellung oder eine Rechnungskorrektur, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist und die fehlerhafte Angabe explizit berichtigt.
Wichtig dabei: Die korrigierte oder stornierte Rechnung braucht eine eigene, neue Rechnungsnummer. Die ursprüngliche Nummer darf nicht einfach wiederverwendet werden, sonst entsteht erneut eine lückenhafte Nummerierung, die bei einer Prüfung auffällt.
Häufige Fragen zum Rechnungen schreiben
Welche Angaben fehlen bei einer Kleinbetragsrechnung nicht?
Auch bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro müssen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit anzuwendendem Steuersatz angegeben werden. Eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie die separate Ausweisung von Netto- und Steuerbetrag entfallen dagegen.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer vergeben?
Ja, die fortlaufende Rechnungsnummer ist unabhängig von der Kleinunternehmerregelung Pflicht, sofern die Rechnung über 250 Euro brutto liegt. Nur die Umsatzsteuer selbst entfällt bei Anwendung von § 19 UStG.
Was passiert, wenn eine Rechnung Pflichtangaben fehlen?
Eine unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass der Empfänger den Vorsteuerabzug nicht geltend machen darf. Der Rechnungssteller sollte in diesem Fall zeitnah eine korrigierte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer nachreichen, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein, die verpflichtende E-Rechnung im strukturierten Format betrifft ausschließlich Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Bei Rechnungen an Privatpersonen bleibt eine klassische PDF- oder Papierrechnung weiterhin zulässig.